Stellenausschreibung

Institutssekretär:in (w/m/d)

Bewerbungsschluss: 21. Januar 2022

Am Leibniz-Institut für jüdische Geschichte und Kultur – Simon Dubnow ist zum 1. März 2022 folgende Stelle zu besetzen:

Institutssekretär:in (w/m/d)

Die Stelle ist teilzeitgeeignet.

Das Leibniz-Institut für jüdische Geschichte und Kultur – Simon Dubnow (DI) ist eine international ausgerichtete Forschungseinrichtung, die sich der wissenschaftlichen Erforschung der jüdischen Lebenswelten vornehmlich in Mittel- und Osteuropa von der Neuzeit bis zur Gegenwart widmet. Es vertritt diesen Gegenstand in der universitären Lehre und präsentiert die Ergebnisse seiner Forschung in unterschiedlichen Formen vor einer akademischen und allgemein interessierten Öffentlichkeit. Das DI arbeitet eng mit der Universität Leipzig sowie mit der Hebräischen Universität Jerusalem zusammen. Darüber hinaus unterhält es Kooperationsbeziehungen zu zahlreichen wissenschaftlichen Einrichtungen in Israel, den USA, Europa und Deutschland und stellt einen Ort des Austauschs für Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler aus der ganzen Welt dar.

Die Stelle wird bei vorhandener Qualifikation mit der Entgeltgruppe 6 TV-L vergütet und soll zunächst für zwei Jahre befristet werden. Eine Entfristung ist vorgesehen. 

Ihre Aufgaben:

  • Allgemeine Sekretariatsaufgaben: Terminkoordination und -verwaltung, Kommunikation mit internen und externen Stellen; Postbearbeitung, Gästebetreuung, Organisation und Begleitung von internen Veranstaltungen sowie Unterstützung bei der Organisation von externen Veranstaltungen
  • Bestellung von Büromaterialien, Koordination von Dienstleistungsunternehmen sowie weitere allgemeine administrative Aufgaben
  • Planung, Organisation und Abrechnung von Reisen, vornehmlich der Direktion
  • Bearbeitung von Eingangsrechnungen als vorbereitende Tätigkeiten für die Buch-haltung mittels der Software DATEV SmartTransfer

Ihr Profil:  

  • Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung im Büromanagement, Bürokommunikation oder einem ähnlichen Ausbildungsberuf sowie Berufserfahrung an außeruniversitären Forschungseinrichtungen oder Universitäten sind von Vorteil.
  • Bewerbungen sind auch möglich, wenn Sie über einen Ausbildungsabschluss in einem anderen Beruf mit administrativen Ausbildungsinhalten zusammen mit relevanten Erfahrungen im Sekretariatsbereich oder in verwaltenden Tätigkeiten verfügen.
  • Praktische Erfahrungen oder Kenntnisse in interkultureller Kommunikation sind ausdrücklich erwünscht.
  • Kenntnisse reisekostenrechtlicher Bestimmungen
  • Sicherer Umgang mit MS-Office-Programmen (Word, Excel, Power-Point)
  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Selbstständige, strukturierte, verantwortungsvolle und sorgfältige Arbeitsweise
  • Sehr gute Organisations- und Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Serviceorientierung

Wir bieten:

  • eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem international geprägten Umfeld
  • gute Möglichkeiten, Beruf und Familie zu vereinbaren
  • einen Arbeitsplatz in zentraler Lage in Leipzig
  • eine zusätzliche betriebliche Altersvorsorge (VBL)

Bewerbungen von Schwerbehinderten werden bei gleicher Eignung und Befähigung bevorzugt berücksichtigt. Die von Ihnen im Bewerbungsverfahren mitgeteilten Daten werden vom DI verarbeitet. Das DI nutzt die Daten für die Zwecke des Bewerbungsverfahrens. Eine Weiterleitung der Daten an Dritte erfolgt nicht. Vorstellungskosten werden nicht übernommen.

Bitte senden Sie Ihre Bewerbung einschließlich Motivationsschreiben, Tabellarischem Lebenslauf, Abschlusszeugnissen sowie Kopien relevanter Zeugnisse und Beurteilungen bis zum 21. Januar 2022

Per Post an:

Leibniz-Institut für jüdische Geschichte und Kultur – Simon Dubnow
Direktorin
Frau Prof. Dr. Yfaat Weiss
Goldschmidtstraße 28
04103 Leipzig

oder

Elektronisch an: bewerbung(at)dubnow.de

Bewerbungen sollten in einer einzigen PDF-Datei gesendet werden. Die Bewerbung per E-Mail erfolgt unverschlüsselt und ist damit datenschutzrechtlich bedenklich. Die Bewerberin bzw. der Bewerber trägt dafür die volle Verantwortung.

Für personalrelevante Rückfragen steht Ihnen zur Verfügung: Mandy Fitzpatrick, Tel. 0341- 21735-54, fitzpatrick(at)dubnow.de

Aus Kostengründen können die Bewerbungsunterlagen nicht zurückgesendet werden. Diese werden nach 2 Monaten bzw. nach Abschluss des Auswahlverfahrens vernichtet. Sollten Sie die Rücksendung der Unterlagen wünschen, legen Sie bitte einen ausreichend großen und frankierten Rückumschlag bei.